Dal 3 agosto 2024 è entrato in vigore in Ucraina il nuovo Regolamento Tecnico sui Prodotti Cosmetici, che recepisce integralmente i principi del Reg. (CE) 1223/2009. L’obiettivo è allineare la normativa ucraina agli standard europei, introducendo procedure più rigorose in materia di sicurezza dei prodotti cosmetici, etichettatura e responsabilità degli operatori.
Il Regolamento prevede un periodo transitorio fino al 3 agosto 2026: dopo tale data, l’importazione di cosmetici in Ucraina sarà consentita soltanto per i prodotti che avranno completato la notifica elettronica tramite l’apposito sistema nazionale.
Il ruolo della Persona Responsabile in Ucraina
Come nel sistema europeo, anche il quadro ucraino richiede la designazione di una Responsible Person (RP) con sede nel Paese. La RP deve garantire:
- la conformità dei prodotti alla normativa;
- l’esecuzione della notifica;
- la disponibilità del Product Information File (PIF) per le autorità competenti.
È importante chiarire che, in linea con il modello europeo, la RP non deve necessariamente detenere una copia completa del PIF: è sufficiente che ne disponga “a richiesta” ai fini ispettivi e regolatori. Questa impostazione è essenziale per tutelare i produttori che, nei PIF, custodiscono segreti industriali, formule, studi tecnici e informazioni altamente sensibili.
Tutela dei segreti industriali nella gestione dei PIF
Per proteggere il know-how tecnico e commerciale contenuto nei PIF, il produttore può adottare una struttura pienamente conforme sia al diritto UE sia a quello ucraino:
- Mantenere il PIF in Italia, sotto la piena titolarità del produttore.
- Fornire alla RP solo estratti selezionati strettamente necessari alla notifica (ingredient list, certificazioni, dichiarazioni di conformità, valutazioni di sicurezza mirate).
- Consentire l’accesso completo solo su richiesta dell’autorità, tramite il produttore e non tramite il distributore.
- Designare la RP come “responsabile ex lege”, ma con accesso controllato e circoscritto alla documentazione.
NDA rafforzato: uno strumento indispensabile
Prima di condividere qualsiasi parte del PIF, è indispensabile sottoscrivere un Non-Disclosure Agreement (NDA) rafforzato, specificamente calibrato sulla protezione dei trade secrets.
Un NDA efficace deve prevedere:
- obbligo di riservatezza illimitato nel tempo;
- divieto di copia, divulgazione o utilizzo per scopi diversi dalla notifica;
- accesso limitato al personale autorizzato (“need to know basis”);
- clausola anti-reverse engineering;
- obbligo di restituzione o distruzione dei documenti condivisi;
- penali in caso di violazione.
Queste misure assicurano che la RP possa svolgere i propri adempimenti regolatori senza compromettere la riservatezza del know-how del produttore.
In un contesto normativo in evoluzione e sempre più allineato agli standard dell’Unione Europea, è fondamentale che i produttori e gli esportatori di cosmetici verso l’Ucraina strutturino correttamente i flussi documentali e contrattuali, garantendo allo stesso tempo compliance e tutela dei segreti industriali.
Per ulteriori informazioni è disponibile l’Avv. Hossein Zakipour all’indirizzo email: zakipour@standardslegal.it
